Digital bogføring for enkeltmandsvirksomheder og foreninger

Hvem er omfattet af kravet om digital bogføring?

Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) blev rullet ud i etaper. Først kom de regnskabspligtige selskaber, der bruger et registreret system, den 1. juli 2024. Dernæst de regnskabspligtige med egenudviklede systemer den 1. januar 2025. Den sidste etape er den største i antal: alle de personligt ejede virksomheder og foreninger, der ikke er omfattet af årsregnskabslovens § 3, stk. 1. Erhvervsstyrelsen satte datoen med bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025, og kravet gælder for indkomstår, der begynder 1. januar 2026 eller senere.

Afgørende er to ting samtidig: at I ikke har pligt til at aflægge årsrapport, og at nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Er kun det ene opfyldt, er I ikke omfattet — endnu.

Bemærk, at det ikke kun er enkeltmandsvirksomheder. Gruppen omfatter også interessentskaber, kommanditselskaber uden regnskabspligt, foreninger med erhvervsmæssig omsætning, ikke-erhvervsdrivende fonde samt filialer af udenlandske selskaber. Skal I stadig vælge system, er vores gennemgang af bogføringsloven og valget af økonomisystem det næste sted at læse.

Sådan tæller du de 300.000 kr.

Nettoomsætning er salgsindtægterne efter fradrag af rabatter, moms og afgifter direkte forbundet med salget. Det er altså toplinjen, ikke bundlinjen. En håndværker med 900.000 kr. i omsætning og 180.000 kr. i overskud er omfattet; en konsulent med 260.000 kr. i omsætning og 240.000 kr. i overskud er ikke.

To detaljer driller i praksis. For det første tæller delvise indkomstår med: starter du 1. marts, og passerer både den korte periode i år 1 og hele år 2 grænsen, er du omfattet. For det andet gælder kravet fra begyndelsen af regnskabsåret — har du forskudt regnskabsår, indtræder pligten ved starten af det første regnskabsår efter 1. januar 2026, ikke midt i et løbende år.

Ligger I lige omkring grænsen, er det værd at bemærke, at pligten ikke forsvinder igen, blot fordi omsætningen falder ét år. Kom I først ind under reglen, er den praktiske realitet, at systemet skal blive stående — og for de fleste er det alligevel den billigste vej, når først bilagene flyder digitalt.

Hvad skal det digitale bogføringssystem kunne?

Kravene står i bekendtgørelse nr. 205 af 29. februar 2024, udstedt i medfør af bogføringslovens § 15, stk. 2. De deler sig i tre grupper.

Bogføringsteknik (§ 3)

Systemet skal have felter til transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og kursinformation ved fremmed valuta. Det skal selv tilknytte registreringsdato, et fortløbende transaktionsnummer og initialer på den, der bogfører. Og det centrale: brugerne må ikke kunne ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner. Rettelser skal ske ved en ny postering. Det er præcis dét krav, et regneark ikke kan opfylde.

IT-sikkerhed og backup (§ 4)

Mindst én gang om ugen skal der tages fuld sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag, medmindre der slet ikke er bogført i perioden. Kopien skal ligge hos en ikke nærtstående part på en server i et EU- eller EØS-land og opbevares i fem år fra regnskabsårets udgang. En ekstern harddisk i samme lokale som computeren opfylder ikke kravet.

Automatisering (§ 5)

Systemet skal kunne sende og modtage elektroniske fakturaer automatisk i OIOUBL via Nemhandel og i Peppol BIS-format, kunne udtrække data som SAF-T-fil og understøtte afstemning mod virksomhedens bankkonto. En faktura som PDF i en mail er ikke en e-faktura i lovens forstand. Kommer jeres fakturaer retur fra offentlige modtagere, er årsagen ofte formatfejl — det har vi samlet i guiden om OIOUBL-validering og afviste fakturaer. Fra 1. januar 2027 skal selve SAF-T-udtrækket desuden leveres i den nye SAF-T version 2.0.

Registreret eller egenudviklet system — hvad er forskellen?

Erhvervsstyrelsen fører en offentlig fortegnelse over registrerede digitale standardbogføringssystemer. Hvert system har et FOB-nummer, og listen tæller i dag over 100 registrerede systemer. Står jeres system på listen, kan I gå ud fra, at kravene i bogføringsloven er opfyldt af udbyderen. Admind OFFICE er registreret med fob751116.

For en enkeltmandsvirksomhed eller en forening er valget i praksis let: et registreret system flytter både arbejdet og ansvaret væk fra jer. Vil I se, hvordan et registreret system ser ud i drift, ligger detaljerne på Admind OFFICE.

Gælder kravet også for foreninger?

Det er her, mange foreninger bliver overraskede. En idrætsforening med 1.200 medlemmer kan have en betydelig omsætning uden at være erhvervsdrivende — men driver foreningen café, klubbutik, sponsorater, stævner med billetsalg eller udlejning, er der erhvervsmæssig nettoomsætning. Passerer den 300.000 kr. to år i træk, gælder de samme systemkrav som for en virksomhed: løbende registrering, digitale bilag i fem år, ugentlig backup i EU/EØS.

Den praktiske konsekvens er, at kassereropgaven ændrer karakter. Et regneark, der går i arv ved hvert generalforsamlingsvalg, holder ikke længere. Til gengæld bliver overleveringen nemmere, når bogføringen ligger i et system frem for på en privat computer — og bestyrelsen kan se tallene uden at bede om en fil.

• Erhvervsmæssig omsætning måles: café, kiosk, sponsorater, billetter, udlejning, varesalg
• Kontingenter og tilskud er som udgangspunkt ikke erhvervsmæssig nettoomsætning
• Bilag skal ligge digitalt — også kassebonner fra klubbens indkøb
• Backup må ikke ligge hos kassereren selv; den skal ligge hos en ikke nærtstående part
• Fem års opbevaring gælder også, selvom bestyrelsen skiftes ud hvert år

Hvornår trådte de enkelte krav i kraft?

Etapemodellen forklarer, hvorfor emnet dukker op igen nu. De store selskaber var færdige for to år siden, og debatten døde. Den sidste og talmæssigt største gruppe blev først ramt i 2026 — og de har ingen revisorpligt, der automatisk minder dem om det.

I er bagud — sådan retter I op

Der er ingen bøde for at komme i gang sent, hvis I retter op. Sanktionerne rammer den, der ikke bogfører — ikke den, der flyttede systemet i marts i stedet for januar. Det vigtige er, at hele indkomståret ender med at ligge i et system, der lever op til kravene, og at bilagene er digitale.

Bruger I i forvejen en bogholder, er det ofte hurtigste vej at spørge, hvilket registreret system de arbejder i, og lægge jer der. Er I i tvivl om, hvor meget der kan automatiseres undervejs, har vi samlet det i guiden til automatisk bogføring.

Hvad sker der, hvis I ikke overholder kravet?

I praksis er rækkefølgen påbud først, sanktion bagefter. De vejledende niveauer i Erhvervsstyrelsens vejledning ligger på 10.000–25.000 kr. for mindre omfattende overtrædelser i virksomheder under 10 mio. kr. i omsætning, 25.000–100.000 kr. for mere omfattende, og 100.000–250.000 kr. ved skærpende omstændigheder. Særligt omfattende overtrædelser dækker blandt andet manglende registrering af hovedparten af transaktionerne eller manglende efterlevelse af et påbud om berigtigelse.

Den reelle risiko for en lille virksomhed er sjældent bøden. Det er, at bogføringen ikke kan dokumenteres ved en momskontrol, at bilag mangler, eller at et forsikringsselskab eller en bank beder om regnskabsmateriale, I ikke kan fremskaffe. Hele grundlaget for lovændringen var i øvrigt at spare virksomhederne penge: Erhvervsstyrelsens evaluering peger på årlige nettobesparelser på op til 3,5 mia. kr. — mod et tidligere estimat på ca. 2,9 mia. kr.

Har I stadig regnskabsmateriale liggende lokalt, er det værd at læse med om bogføringsloven og kravene til opbevaring, før I rydder op.