Artikler
ERP implementations plan: De definitive 7 faser for implementering af ERP
Du planlægger din ERP-implementation.
Du ved, at implementering af en ERP kan være en besværlig proces.
Du ved – takket være adskillige påmindelser – at ERP – implementeringsvigt er almindeligt. Du skal bruge en hel del planlægning for at dette projekt kan fungere.
Hvad er ERP- implementerings processen? ERP- implementerings processen inkluderer installation af din software, overførsel af alle dine data, både økonomiske og transaktions data, kortlægning af dine processer og træning af dine brugere til faktisk at bruge softwaren. Denne proces bestemmer, om din ERP- implementering er en succes eller en fiasko.
Så hvor starter vi?
Vi har oprettet denne guide til at hjælpe dig med at finde ud af det hele. Pakket med virkelighedens rådgivning, eksperttips og hurtige trinvise sammenbrud dækker vi:
-Oprettelse af en effektiv plan for ændringsstyring. (og hvem der skal hjælpe dig med at implementere den)
-Skjulte ERP-implementeringsomkostninger, og hvordan man forudsiger dem.
-At gå live, og hvordan du evaluere succes med dit projekt.
Det vil (desværre) ikke implementere din ERP for dig. Det vil dog give dig information, ressourcer og skabeloner for at få en indgående forståelse af implementeringsprocessen og øge din chance for et vellykket projekt.
Og er det ikke næsten lige så godt?
Du kan se Vores ERP system Admind Office her.
Faserne i vores ERP-implementering:
1. Saml dit ERP- projektteam
2. Sådan opretter du en ERP-ændringsstyreplan
3. Estimering af dit ERP- implementering budget
4. Start af din datamigrering
5. Uddannelse af dine brugere til at bruge din ERP
6. Hvad skal du gøre under dit ERP-go-live
7. Evaluering af, om dit ERP-projekt var en succes.
1. Saml et projektteam
Det bliver temmelig elendigt at planlægge dette på egen hånd. Oprettelse af et effektivt og dedikeret ERP- implementerings teamet vil gøre dit job meget meget lettere.
Til at starte med har du brug for følgende ‘kerne’ medlemmer.
Projektleder: lederen.
Applikations analytiker: ansvarlig for datamigrering og rensning.
App-udvikler: ansvarlig for systemtilpasning
QA testingeniør: leder af systemtest og ydeevne indsats
Alligevel skal du sikre dig, at din implementering går så glat som muligt på tværs af alle afdelinger. Derved sørger du for, at hele arbejdsstyrken skriver dine omhyggeligt aflagte planer som “IT” fortæller os.
Disse vil i vid udstrækning afhænge af. hvem dine vigtigste interessenter er -og i betragtning af arten af ERP vil disse variere fra virksomhed afhængigt af, hvilken funktionalitet du implementerer.
Her er nogle eksempler på interessenter, du skal inkludere, når du implementere forskellige funktioner:
-Interessenter: funktion af interesser.
-Senior Ledelse: Analytics, rapportering.
-Regnskab: Finansiering, konti, kapital- og kontanthåndtering.
-Ingeniører og personale i butik: PLM, produktionsplanlægning, dokumenthåndtering, design.
-Butiks arbejdere: Dokumenthåndtering, inventar, design.
-Salgsafdeling: Salgsprognoser, CRM-funktioner.
-Lagerarbejdere: Inventory, WMS, SCM, integration af mobilenheder.
Bør jeg ansætte en ERP- implementerings konsulent?
Kort svar: ja, hvis du ikke har den interne ekspertise, og du har råd til det. En erfaren implementerings konsulent vil have set det hele før og kan omgå problemer før de opstår.
Det er dog muligt at implementere et ERP-system med succes uden en konsulent – så fortvivl ikke, hvis dit budget ikke kan strække sig til det, eller din regnskabs-afdeling er for hård at forhandle med.
2. Opret en plan for implementering ændrings-håndtering
Der er i realiteten to sider af dette.
Først vil du planlægge din ERP-implementering i trin og delegere disse på tværs af dit implementerings-team afhængigt af ekspertise.
Selvom du kan bruge tjeklisten nedenfor til at få et greb om, hvad der skal gøres hurtigt. inden du går i gang med din implementering, skal du have planer for:
- Prognoser af implementeringsomkostninger og udarbejdelse af et budget
- Oprettelse af en ERP-implementeringsplan
- Migrering af data til det nye system
- Træning af din ERP brugerbase
- Test din ERP og “gå live”
- Aktiviteter på “live” dagen
- Evaluering af succes for dit projekt
Værktøjer som Trello, Google Sheets og Wrike er fremragende til at samarbejde om projekter som ERP-implementeringer – kig rundt og vælg det, der passer bedst til din virksomheds projektstyrings stil.
For det andet skal du planlægge måder, hvorpå virksomheden kan holdes kørende på under implementeringen. Ændring medfører altid en vis form for forstyrrelse, men dette kan minimeres ved:
- Klar kommunikation om enhver forventet forstyrrelse
- Tilladelse til tilstrækkelig tid til brugertræning
- At tage hensyn til de vigtigste interessent behov (du er allerede halvvejs her med dette og har inkluderet repræsentanter i dit projekthold).
3. Prognoser dine ERP-implementerings omkostninger, og udarbejd et budget
Hvor meget koster ERP-implementering? Det er et gyldent spørgsmål. Hvis det var let at besvare, ville der være langt færre ERP-implementeringer af over budget og langt flere mennesker, der melder sig frivilligt til projektledelse.
Ifølge en nylig softwarethinktank-analyse:
35% af ERP-implementeringerne var over budgettet med 0% -25%
15% var over budgettet med 26%-50%
6% var over budgettet med mere end 50%.
Dette antyder at over halvdelen af ERP-implementeringerne samlet set overskrider budgettet- Naturligvis er budgettering et minefelt, og du skal være meget forsigtig.
Der er stadig nogle omkostninger, der er muligt at definere. Et godt udgangspunkt er at antage at omkostninger ved en ERP-implementering kræver mindst 1% af en virksomheds årlige bruttoindtægt på et minimum.
Du skal derefter medtage alle disse faktorer i dit implementering budget for at undgå at blive ramt af skjulte omkostninger:
- Hardware / netværk opgraderinger: Disse vil være langt højere, hvis du implementere et on-premise system.
- Personale overtids løn: en vigtig ting at huske – “ hvis vi ikke har budgetteret for over arbejdsløn ville det ikke falde i god jord hos teamet”.
- Uddannelse af personale, tilpasning og konsulent gebyrer: Hvis du er heldig, har din leverandør muligvis inkluderet disse i den oprindelige software pris, men dette er ikke altid givet.
- Data- sikkerhedskopiering og -lagring: disse er ofte samlet med cloud-ERP-omkostninger- men igen – kontroller altid.
Hvad du kan forvente at betale for en ERP vil varierer afhængigt af et antal faktorer, der spænder fra forretnings størrelse, krav og antallet af brugere, men en software Path-rapport fra 2019 fandt for nylig ud af at virksomheder i gennemsnit bruger $7.200 pr. bruger af et system.
Et andet bud på hvor meget ERP koster kan du finde her.
Tip: For de mest nøjagtige resultater skal du også budgettere for produktivitetstab – fordi uanset hvor hårdt du prøver, skal du ikke arbejde med maksimal effektivitet i implementerings varigheden.
4. Begynd med at migrere
Så begynder det.
Du har planlagt så meget som du kan. Nu er det tid til at komme ned på selve processen med at flytte din virksomhed til den nye ERP. Datamigrering er det første trin – hvis du får det rigtigt, har du bygget et godt solidt fundament, hvorpå du kan fortsætte din implementerings indsats. Forkert, og ting kan begynde at smuldre.
Din ansøgnings analytiker skal lede denne indsat, da det er deres specialitet. Vær klar til at hjælpe dem med:
-Rengøring af data og verifikation
-Databaseopsætning
-Kortlægning af gamle data til nye databasefelter
-Dataoverførsel til det nye system
-test og verifikation af ældre data
-Test og verifikation af nye data indgange
5. Start med at træne din ERP-brugerbase
Bruger assimilering er nøglen til succes for dit ERP- implementerings-projekt, og en passen bruger uddannelses-plan er vigtig for at opnå dette.
Der er forskellige måder at træne din arbejdsstyrke på; men de fleste trænings-metoder kan opdeles i ‘personligt’ og ‘e-lærings’ metoder:
Trænings-metoder:
In-person træning sikrer, at alle medarbejdere deltager gennem obligatoriske sessioner. Det er dog svært at koordinere på tværs af store organisationer især hvis der er skift arbejdere.
E-learning er let at tilpasse til specifikke roller, og er lettere at koordinere end personlig træning. Det kan være vanskeligt at tilskynde medarbejderne til at gennemføre oven på almindeligt arbejde.
Uanset hvilken trænings-metode der passer bedst til din arbejdsstyrke, inkluderer fire funktioner i alle vellykkede trænings-programmer:
-Rollebaseret uddannelse for at streamline processen og holde de tidsfattige medarbejder på sitet.
-Mulighed for praktikanter til at tilbyde feedback og for implementering teamet til at handle på det.
-Klare kommunikationskanaler med support holdet.
TIP: Identificere lovende, teknik kyndige medarbejdere til at uddanne sig som ERP-superusers. De kan derefter håndtere brugerproblemer på lavt niveau, så du kan fokusere på den aktuelle opgave.
For at få de bedste resultater, kan det vær en god idé at lave sin træningsplan om til et spil. I en undersøgelse foretaget af TalentLMS sagde 89% af de adspurgte, at et pointbaseret system ville øge deres engagement, mens 62% sagde, at leaderboards og muligheden for at konkurrere med kolleger ville motivere dem til at lære. Brug dette til din fordel.
Små frynsegoder til alle, der afslutter trænings-opgaver til tiden (gratis mad, ekstra time til frokost) og større (kontant bonus, ekstra dages betalt ferie) for dine top præstationer, dette får de ansatte til at engagere sig i træningen, og er det lidt mere tiltalende for travle medarbejdere.
6. Planlægning og start dine go-live-aktiviteter
Det er her det sker. Din store dag.
Hvis du troede at man skulle giftes med krævede meget avanceret planlægning, så vil du blive overrasket over ’go-live’-fasen i din ERP-implementering
-Ting at planlægge inkluderer:
-Systemtest (pre og post-’go live’)
-Planlægning af personale inklusive påkrævet overarbejde eller midlertidigt personale
-Identificering af målinger til projektevaluering
-Oprettelse af en kommunikations-strategi til nedetid af systemet
-Netværks-hastighed og pålideligheds-kontrol
-Processer til sikkerhedskopiering af data.
Kommunikation er nøglen her, både med dit team og med den bredere arbejdsstyrke. Du skal være klar over, hvem der gør hvad hvornår du forventer, at det bliver gjort, og hvilken slags “downtime” man skal forvente.
7. Evaluer succes for dit ERP-Implementering Projekt
Start med disse enkle spørgsmål:
Har din virksomhed taget skade af processen?
Sagsøger de din ERP-leverandør for misligholdelse af kontrakten?
Har du formået at holde projektet tæt på budgettet?
Så har du sandsynligvis ikke gjort noget forfærdeligt arbejde.
For at komme med en lidt mere indgående analyse om hvordan tingene er gået, skal du bruge en kombination af følgende målinger:
– Har du set et afkast for de penge du har brugt på din ERP?
– Kan du se fald i menneskelige fejl: En velimplementeret ERP skal reducere datafejl på grund af procesautomatisering. Hvis din trænings-plan fungere, skulle medarbejderne få mest muligt ud af disse funktioner.
-Stigning i produktivitets-niveauet: dette taler for sig selv. Har ERP opnået nøjagtigt, hvad den planlagde at gøre?
-Forøgelse Af kundetilfredshed: er omdrejnings tiderne steget? behandler du ordrer hurtigere?
Vi er nu kommet til slutningen af vores ERP-implementerings-plan. Et sidste ord inden du logger ud: alle virksomheder er forskellige. du bliver nødt til at tilpasse denne skabelon til behovene, planerne og idiosynkrasierne i organsationen for at opleve maksimalt succes.
God implementering!
