ERP konfigurationer og tilpasninger kan være komplekse at forstå, men er en nødvendighed at sætte sig ind i hvis man ønsker en succesfuld ERP integration. Enhver virksomhed med en ERP ønsker, at deres software tillader eller opfordrer brugerne til at opføre sig på samme måde, som de gjorde med det legacy-system, der var på plads inden deres ERP. Det var, hvad vi gjorde i går, og det fungerede, derfor skal vi fortsætte, med at gøre det vi har succes med. Det er nu tid til at se nærmere på ERP og hvad der kan gøres for at optimere fordelene ved ERP.
Ethvert ERP-system har mange indstillinger eller konfigurationer, der skal implementeres korrekt. Disse konfigurationsindstillinger skaber standarder for transaktioner. De begrænser også en række mulige transaktioner på en ønskelig måde. En almindelig indstilling er at tillade eller forhindre negativ opgørelse. Dette er ikke nogen nem løsning. At forhindre negativ beholdning kan betyde at stoppe en transaktion, der er påkrævet øjeblikkeligt, dette vil tvinge os til at finde fejlen på lager niveauet og korrigere den, før transaktionen kan afsluttes. Installation af vores oprindelige konfiguration kræver meget omhu og overvejelse. Nogle valg kan man ikke fortryde. Mange konfigurationsmuligheder fungerer sammen med konfigurationer, der muligvis ikke synes at være relateret. De fleste konfigurations valg kan ændres over tid, efterhånden som virksomheden ændres. Nogle gange opretter et valg en standard transaktion, og vi tvinger bevidst brugere til at bruge den hyppigste standard og foretage en ændring, når der er behov for en mindre hyppig mulighed.
Når vi tilpasser vores ERP, ændrer vi programmeringskoden fra ERP udvikleren. Vi træffer et bevidst valg om at oprette en ERP, der nu er unik for vores forretning, som nu inkluderer funktioner, som vi finder nødvendige. Et eksempel på en tilpasning kunne være at vi måske ønsker at tilføje tidsstempler til ændringer i ordrer. ERP registrerer normalt, hvornår en salgsordre blev oprettet, og af hvem. Vores virksomhed ønsker yderligere tidsstempler, når linjer tilføjes til ordren eller der ændres i ordren. Vi vil også vide, hvornår et produktionsjob blev oprettet og hvis der foretages ændringer i produktionsjobbet. Vi kan tilføje en tids- og dato tabel til ERP og oprette tidsregistre, når begivenheder finder sted i salgsordre- og produktionsjob.
Tilpasning af din ERP kan korrigere eventuelle mangler, som dit team opfatter, og skabe den perfekte ERP, der nøjagtigt matcher din virksomheds behov. Det er dog ikke en simpel sag at skabe denne perfektion. En person i din virksomhed skal have ekspertisen til at skrive koden. Mere vigtigt er nødvendigheden af at grundigt forstå koden i den originale ERP. Transaktioner skal flyde jævnt og opdatere flere tabeller efter hinanden. Hver transaktion er beskyttet af valideringer og andre sikkerhedsforanstaltninger, der holder alle dine data fælles, så de kan hentes gennem rapporter og anden output på en konsekvent måde. Dine tilpasninger skal følge disse valideringsregler, ellers risikerer du at ødelægge de data, der er indtastet i en bestemt tilpasset transaktion og andre data, der er indtastet tidligere eller efter transaktionen.
En risiko, der skal overvejes, er, at alle ERP-systemer blev designet af udviklerne til at give den bedste tilgængelige praksis. Indrømmet, at der er en vis subjektivitet her, men ved at tilpasse din ERP, kan du tvinge din ERP væk fra disse bedste praksis.
Konfigurationer af din ERP bruger altid den oprindelige kode, som hele ERP er baseret på. Der vil aldrig være en risiko for at brug af en konfigurationsindstilling vil ugyldiggøre nogen del af din softwarelicens.
Konfigurationer er det vigtigste trin i implementeringen af ERP
Der er mange trin, der fører til en vellykket ERP-implementering. Opsætning af ERP-konfigurationen, som du har brug for, er et af disse trin og får sandsynligvis ikke den opmærksomhed, den fortjener. At gøre det rigtigt fører til bedre brugertilfredshed, når standardindstillinger får de rigtige data til automatisk at udfylde på mange ofte anvendte skærme. At gøre det rigtigt fører til ledelsens tilfredshed, da de bedste beslutninger ofte allerede er indstillet som standard, hvilket muliggør optimale valg på alle niveauer i organisationen.
Økonomiske variable i ERP konfigurationer
Hvilken hovedboks konto skal krediteres, når vi har et salg af produkt A? Bør vi debitere den samme konto når en kunde returnerer produkt A, eller kræver vores regnskabssystem, at vi debiterer en anden konto for returneringer og godtgørelser? Der er konfigurationsindstillinger til regnskabsføring og økonomisk kontrol, der får transaktioner kun til at blive bogført på måder defineret af økonomisk styring og GAAP og ikke kan tilsidesættes af brugere, der ikke er i regnskabsstyring. De økonomiske kontroller, vi forventer af ERP, er defineret i ERP-konfigurationer.
Personaliseringsindstillinger er relateret til ERP-systemkonfigurationer. Personaliseringer er konfigurationer begrænset til en enkelt bruger. De er ikke tilpasninger, da der ikke kræves nogen hård kodning. En personalisering kan simpelthen være en farve eller skrifttype, som en enkelt bruger kan lide, som måske er lettere at læse end standardfarven eller skrifttypen. tilpasning kan også være et felt som en bruger skal se for at administrere transaktioner korrekt. andre brugere, der aldrig foretager denne transaktion, skal eller burde ikke have adgang til at indtaste en ændring af det særlige ERP-felt.
Har du brug for ændringer til dit kassesystem, ERP eller økonomi system kan du altid kontakte JITS og få en uforpligtende samtale med en af vores medarbejdere.
Relaterede artikler